Ежедневно компании-перевозчики отгружают множество товаров. Сегодня рассмотрим необходимые документы для сопровождения данного процесса и порядок, в котором осуществляется отгрузка товаров со склада.
Отгрузка товара: что это?
Это передача заранее оговоренного товара перевозчику или покупателю. В данном случае продавец может как самостоятельно доставлять продукцию покупателю, так и с помощью перевозчика.
Важно: Когда товар отгружен, право собственности переходит к покупателю. Помимо продукции он также получает акт приема-передачи, где указаны координаты пункта получения.
Кроме того, документ должен содержать следующую информацию о товаре:
- вид;
- масса;
- цвет;
- стоимость;
- качество;
- количество;
- скорость доставки;
- прочие признаки и характеристики.
Акт оформляется в трех экземплярах. Один из них содержит сопроводительные документы, а два других укладываются в упаковку товаров. Если акта нет, договор между сторонами считается недействительным, в следствие чего продавец заведомо проигрывает оппоненту в Арбитражном суде.
Оформление документации
Любое коммерческое действие должно быть оформлено документально и официально зафиксировано подписью. Также продавец составляет накладную в соответствии с формой ТОРГ-12, в которой обе стороны должны поставить свою подпись. В документе оговариваются все риски и ответственный, который понесет за них материальные вложения.
Оформленная надлежащим образом документация будет являться доказательством невиновности продавца в случае недоставки груза покупателю. Ущерб по закону компенсирует та сторона, на которую была возложена материальная ответственность.
Основные правила
Правила, которые важно соблюдать при отгрузке товара:
- сортировка, упаковка и опломбировка товара;
- проверка качества продукции перед отправкой, а также указание массы как товара, так и упаковки;
- точное описание перевозимого товара;
- во время отгрузки, указанные данные по документации, обязательно должны совпадать с фактическими;
- сопроводительные документы можно отправить почтой или передать лично.
Соблюдение всех правил в процессе отгрузки является гарантией, что продавец не понесет убытки в случае непредвиденных обстоятельств.
Оформление отгрузки
Процесс передачи товара необходимо фиксировать актом приема-передачи, который является таким же важным как договор. Здесь необходимо указать основные параметры, описывающие состояние, категорию и количество товара.
После этого необходимо оформить упаковочный лист, в котором стоит указать сведения об упаковке товара, а также список всех отправляемых товаров, их вес с упаковкой и без, артикул, указанный в прейскуранте товаров.
Важно: В случае перевозки товара иной транспортной компанией, стоит оформить транспортную накладную, в которой будет указано заключение договора транспортировки.
Что нужно указать:
- транспортные номерные знаки;
- наименование груза;
- точные координаты;
- название компаний и т. д.
Важно: Недочеты в заполнении документа могут быть оспорены налоговой службой, что может привести к непризнанию расходов на транспортировку товара и отклонение вычета по НДС.
На каждую машину необходимо оформить отдельную накладную.
